Entretien avec Sylvie NDIBI : Consultante sur l’Approche de la Performance  en Entreprise et dans les Etablissements Publics et Privés

Consultante chevronnée, Sylvie Ndibi s’est imposée comme une référence dans le domaine du Renforcement des Capacités en Ressources Humaines dans le cadre de l’Approche du Financement Basé sur la Performance (PBF). Expert International  en PBF, elle exerce de 2011 à 2022 en qualité d’Assistante Administrative au sein du Projet d’Appuis aux Investissements dans le Système de Santé au Cameroun financé par la Banque Mondiale,  qui pratique l’approche PBF, formée dans la cuvée de Novembre 2013 par le Docteur Gaston SORGHO à l’époque Chargé de Projet Santé pour le compte de la Banque Mondiale. Lors du passage à échelle de l’approche par le Ministère de la Santé Publique du Cameroun, et à la fin de son contrat avec la Banque Mondiale,  elle a fondé l’Institut de Formation sur le Cours International de la Performance, aujourd’hui reconnu comme un acteur incontournable dans ce secteur. Détentrice de l’autorisation n°050L/MINSANTE/SG/DRSPE/SAG/BFP, elle œuvre auprès des entreprises, établissements publics et privés  pour optimiser leurs stratégies et améliorer leurs performances. Afriksurseine est allée à sa rencontre. Au fil de cet échange, elle nous livre les clés de son expertise, revient sur son parcours et partage les défis et enjeux de son métier de consultante.

Madame Ndibi, c’est un plaisir de vous recevoir aujourd’hui. Avant d’entrer dans le vif du sujet, pourriez-vous vous présenter à nos lecteurs  et lectrices ?

Née le 04 Juillet 1968, Fille de feu Ndibi Pascal – Inspecteur des Impôts, Directeur Comptable et Financier de SOSUCAM de 1972 à 2000, Originaire du Sud dans le Département de l’Océan, mon village Adjap est le Chef-lieu de l’Arrondissement de Nyete – village du1er Inspecteur Fédéral du Cameroun(IFAL) MVE NDONGO Abraham.

 Donnez-nous plus de détails sur votre formation et votre expérience professionnelle.

Ecole primaire Française à Mbandjock,

Etudes secondaires au  Lycée de Nanga-Eboko,

Collège Notre Dame de Mimetala (BEPC),

Lycée Technique de Bertoua ( Probatoire G1)

Lycée Maine de Biran à Bergerac (Baccalaureat)

Universitaires, BTS Bureautique à EPSECO de Bergerac.

Licence Professionnelle en Gestion des Organisations  au Centre National des Arts et Métiers de Paris (CNAM), soit l’équivalent d’un BACC+ 3.

Mon parcours professionnel en qualité d’Assistante Grands Moulins de Paris et de sa filiale SOMDIAA à Paris Grands Moulins de Douala Fonds Routier du Cameroun Société Nationale des Hydrocarbures Assistante Administrative.

Projet santé avec la Banque Mondiale Directrice de l’institut Approche sur la Performance.

Qu’est-ce qui vous a conduit à embrasser cette carrière de consultante ? Était-ce une vocation ou une opportunité qui s’est imposée à vous ?

C’est l’audace d’ouvrir un Institut pour dispenser le Cours international sur la Performance à la fin de mon contrat avec la Banque Mondiale sur l’utilisation de l’approche, j’ai fait les constats  ci-après :

-L’Absence  d’un cabinet national de formation sur l’approche de la  Performance, capable de dispenser l’utilisation des meilleurs pratiques de gestion  dans l’objectif de l’atteinte  des services de qualités et en quantités pour un meilleur rendement et l’amélioration du cadre de vie des employés, plombe les objectifs du Gouvernement.

-L’Introduction au Cameroun sous l’impulsion du Chef de l’Etat lors de son discours de la 71ème Assemblée au siège des Nations Unies, et lors des Débats du 20 Septembre 2016 en marge du Sommet des Refugiés, du  nouveau programme sur les Objectifs de Développement Durable  (ODD) a été validé et qui prend en compte le Nouveau Management Public dans lequel on trouve le Financement Basé sur la Performance (PBF) comme l’un des  outils nécessaire en raison des problématiques du développement de toutes les dimensions (sécuritaire,  économique, sociale, humaine et environnementale)

-Le coût élevé de la formation par des Experts étrangers ne rendant pas accessible les notions de cette Approche aux camerounais.

-La Circulaire n 00004918/MINFI  du 05 juillet 2022 MINFI régissant les Contrats de Performance entre l’Etat et les Etablissements et  Entreprises Publics dans le cadre de la poursuite de la réforme  des Entreprises et des Etablissements Publics (EEP) conduite par le Gouvernement depuis 2017, en vue d’instaurer un système d’évaluation pour la maîtrise du fonctionnement et de la Gouvernance de ces entités qui, compte tenu du volume important de la subvention de l’Etat, laissent apparaitre des faiblesses de gestion et de trésorerie ainsi que beaucoup de risque budgétaire.

-L’évolution timide actuelle de l’application de l’approche de la Performance par rapport aux besoins ; faible taux des personnes formées au Cameroun depuis l’introduction de l’approche en 2011.

-Le manque de formation dans les EEP.

-L’indélicatesse et l’absence de suivi des activités qui plombent les  gestionnaires par manque d’utilisation de cet outil de gestion qui est la Performance

Concrètement, quel est le rôle d’une consultante en performance au sein d’une entreprise ?

Le rôle d’une Consultante est de dispenser la formation sur les Notions de Base et les Notions Spécifiques de la Performance, avec pour objectif  d’accorder une place de choix à la formation du  personnel dans les EEP, afin de booster le niveau de rendement du personnel, et ainsi permettre au Manager d’avoir un suivi et la maitrise du Contrôle de gestion de l’entreprise, pour un résultat optimal des recettes.

Il s’agit de dispenser : 

1.    les notions de bonnes pratiques de gestion, qui induiront une rupture avec les mauvais comportements et ainsi contribuer au développement économique de l’Entreprise.

2.    L’apprentissage du choix des indicateurs      Etre formé dans l’approche sur la PERFORMANCE (PBF)  c’est permettre à une structure d’atteindre des objectifs Spécifiques  grâce à des instruments Mesurables selon des taches Accessibles et Réalisables en temps opportun en fonction du  profil. (SMART)

3.    L’apprentissage de l’utilisation du Tableau de bord  et de ses déclinaisons en temps opportun

4.    L’apprentissage d’un Montage institutionnel du Département de la Performance, ses Acteurs et son Rôle au sein de l’entreprise

5.    L’apprentissage de la Contractualisation de la Performance entre l’Etat ou/et entre les Directions. De Recommander au Manager et son Top Management l’adoption de l’ouverture d’un Département de la Performance qui va fonctionner avec la DRH comme un gendarme pour les autres Départements en effectuant des mises à jours permanente des activités en rendant compte au MANAGER dans la Contractualisation interne à l’entreprise et la contractualisation externe avec le Gouvernement  par un système de Suivi-Evaluation.

 Selon votre expertise, quels sont les signes révélateurs d’une entreprise ou d’un département ministériel en difficulté ?

1.    Le manque enthousiasme du personnel

2.    Les retards /arrive du personnel

3.    Le manque de respect du règlement intérieur et du statut

4.    Le mauvais accueil des usagers

5.    Le manque de rigueur du Manager

6.    Absence d’un système de biométrie

7.    L’absence d’évaluation

8.    Absentéisme du personnel

9.    Absence de procédures ou leur non application des procédures

10.Blocage des dossiers

11.La corruption

12.Production en baisse

13.Endettement excessif

14.Baisse de la trésorerie

15.Chiffre d’affaires en baisse

Pourquoi, selon vous, les entreprises ont-elles besoin de consultants ? Quel regard portez-vous sur leur rôle dans la dynamique organisationnelle ?

Dans le cas de l’approche sur la Performance les entreprises ont besoins des consultants parce qu’il s’agit d’un nouveau concept lié à une méthodologie SMART  sur le choix méticuleux des indicateurs,  qui va déterminer l’atteinte des résultats si les participants ont bien retenu les enseignements dispensés durant la formation. La dynamique organisationnelle de la formation  est de s’assurer que la formation dispensée par le Consultant est bien acquise par les participants susceptibles de l’implémenter au sein de l’entreprise pour des meilleurs résultats. La méthode PARTICIPATIVE avec des Groupes de Participants qui exposent chaque jour permet de mesurer leur niveau de compréhension des modules  déjà dispensés. A l’issue de cette formation qui se veut diplômante, les participants sont soumis à un test sanctionné par la remise d’une attestation reconnue avec la mention correspondant au niveau acquis durant la formation. L’institut est détentrice d’un agrément et respecte les méthodes d’enseignements acquises selon les exigences de la Banque mondiale.

À chaque nouvelle mission, vous découvrez un environnement différent. Comment parvenez-vous à vous adapter aux spécificités de chaque entreprise ?

En principe le canevas de préparation de la mission de formation  est le même.

 Prise de contact : recevoir les orientations et les informations complémentaires de chaque Etablissement ou Entreprise Public ;

 Conceptualisation : Analyse des besoins exprimés dans la note circulaire du MINFI et des objectifs ;

Appropriation de la mission par L’équipe de consultation : Rencontre des Experts de l’équipe de consultation et des membres du groupe de travail, pour s’approprier les TDR et bâtir une stratégie d’exécution efficace.  Collecte des données et informations : Analyse de la documentation disponible ;

Rédaction d’un rapport de l’étape de préparation ; Ce rapport de synthèse servira de base pour la suite des travaux et les divers ateliers participatifs.

Réunion d’Inventaire des besoins de formation : permet de compléter les besoins par type d’acteur, et d’élaborer un support synthèse des besoins de formation par catégorie d’acteurs, par région et à tous les niveaux de la pyramide sanitaire.

Réunion de briefing des activités de la phase préparatoire

Adaptation aux Spécificités

Au niveau du Module relatif aux INDICATEURS il faut tenir compte de la spécificité de chaque entreprise, en fonction du type d’entreprise et de son activité.  Le choix des indicateurs ne peut pas être identique à toutes les entreprises. L’exercice sur le choix des indicateurs qui est utilisé pendant la formation, tient compte de cet aspect afin d’assurer la compréhension des participants. Il en est de même pour le Module relatif au MONTAGE INSTITUTIONNEL, il tient compte de l’organigramme de chaque Structure, afin de  pouvoir déterminer les ACTEURS internes qui vont intervenir dans ce Département de la Performance,

D’une façon brève comment vous pourrez définir la Performance ?

Les Bonnes Performances sont le résultat de l’application des notions de base et des notions spécifiques  et se traduisent après évaluation par l’octroi des Bonus Qualité et Quantité de manière Equitable à tout le personnel au sein d’une structure. MOTIVATION Les Bonnes Performances réalisées contribuent à rendre autonomes les utilisateurs  grâce à l’augmentation des recettes et des bénéfices. L’approche incite à la recherche permanente et continuelle de l’amélioration de la qualité et de la quantité des services, grâce à des méthodes d’évaluation qui proviennent des bonnes pratiques. Ce concept s’appuie largement sur les notions d’impact, d’efficacité d’efficience  et d’équité.

Le concept peut être défini pour une entreprise, comme étant le niveau de réalisation des résultats par rapport aux efforts engagés et aux ressources consommées. La définition simple montre que la Performance est un mécanisme contractuel dont l’objectif principal est de favoriser l’inclusion des personnels au sein d’une structure  et  stimuler un Esprit participatif. Pour l’atteinte des meilleurs résultats.

Au cours de votre carrière, certaines missions ont-elles marqué un tournant décisif dans votre parcours ? Pourriez-vous nous en partager quelques-unes ?

La Mission avec le Ministère de la Santé Publique : La première Mission du Cabinet très axée sur  la préparation du Personnel du MINSANTE à ’utilisation de l’Approche dans le fonctionnement de la Couverture Sante Universelle, nous avons été sollicités lors des 4 sessions  au point où nous n’avions pas eu assez de de places disponibles pour pouvoir inscrire tous les participants. La première Mission de la SONARA dans un contexte d’une entreprise sinistrée. A l’entame de la formation le personnel n’était motivé, mais 2 jours après,  lorsqu’ils ont compris les objectifs de la Performance, ils se sont démarqués en changeant la méthodologie dans le cadre de la production du  rapport d’étapes. Au lieu de faire plusieurs rapports journaliers, ils se sont mis en ensemble pour élaborer un rapport d’étapes complet. Belle initiative.

Lorsque vos recommandations sont mises en doute par un cadre de l’entreprise, comment gérez-vous ces situations de résistance ?

Cette pratique est surtout perçue lors de la mise en œuvre effective de la Performance au sein de l’entreprise. Ce qui net pas encore le cas pour notre cabinet, nous leur donnons des recommandations à titre indicatif.

Convaincre un client de prendre une décision de former son personnel est un exercice délicat. Quelle approche adoptez-vous pour le rassurer et le persuader ?

Nous usons de beaucoup de patiente. Cest un nouveau Management pas très connu. Nous leur présentons le cadre dans lequel nous évoluons, à savoir le discours du  Chef de l’Etat et la Circulaire du MINFI.

Lorsque vous intégrez une nouvelle entreprise, quels sont les premiers conseils que vous prodiguez pour instaurer un climat de performance ?

Nous leur présentons les bienfaits, les résultats et des exemples d’entreprises qui expérimentent l’approche  comme modèle et leurs résultats ainsi que le Chiffre d’Affaires. Quels sont vos perspectives ?

1.    Obtenir du Gouvernement, un accord de collaboration qui pourrait faciliter la formation dans les entreprises du Cameroun.

2.    Obtenir du Gouvernement une subvention, ce qui nous permettrait de baisser les couts de formation pour une plus grande accessibilité.

3.    Introduire la PERFORMANCE dans le programme des Ecoles.

Enfin, pour conclure cet entretien, quel message aimeriez-vous adresser à nos lecteurs et aux dirigeants d’entreprise qui vous lisent ?

A nos lecteurs qu’il s’agit d’un Nouvel Outil de Gestion qui s’applique a tous les niveaux, même  pour les ménages. Au Manager, je les invite à s’arrimer aux notions de performance pour éviter de tomber sur le coup des erreurs de gestion, d’augmenter leur Chiffre d’Affaires et rendre leur entreprise prospère par l’utilisation des Bonnes pratiques. Une entreprise qui souhaite garantir la survie et sa pérennité doit donc impérativement chercher à tester sa performance.

La notion de performance correspond à l’atteinte d’objectifs ou de résultats attendus, et plus largement à la création de valeur. Si une entreprise est  associée à l’accroissement du profit, cette création de valeur est comme une optimisation des services rendus aux citoyens. Secteur Public: l’Etat met de plus en plus en avant l‘objectif de la réduction des déficits publics (recherche de rentabilité). En Entreprise: On a une prise en compte de l’intérêt général (concept de responsabilité sociale et environnementale). Si le rapprochement entre les deux secteurs est une notion de concurrence, les  Similitudes entre Secteur Privé et Secteur Public dans la performance se présentent ainsi qu’il suit :

–  Production des biens et  services,

– Contraintes de gestion de leurs ressources financières, techniques et   humaines.

contact de Sylvie Ndibi : 00 237 996 12 007